Informativa sulla privacy

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento dei dati personali è KOUTSAS G.P. (ΚΟΥΤΣΑΣ Ο.Ε.), con nome commerciale «Skiathos Rental», sede legale in Dimitriadi Epifaniou, Skiathos 37002, Grecia, numero G.E.MI. 183604844000 e numero di registrazione MITE/EOT 0756E82000092701.

Per qualsiasi questione relativa alla protezione dei dati personali potete contattarci all’indirizzo info@skiathosrental.com o al numero +30 24214 21935.

2. Oggetto e ambito di applicazione

La presente Informativa descrive come Skiathos Rental raccoglie, utilizza, conserva, comunica e protegge i dati personali quando visitate il sito web, inviate una richiesta, effettuate una prenotazione, eseguite un pagamento online o di persona, ricevete o restituite un veicolo oppure richiedete assistenza durante il noleggio.

Il trattamento viene effettuato in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), alla legge greca 4624/2019, alla legge greca 3471/2006 e a ogni altra normativa greca ed europea applicabile.

3. Categorie di dati raccolti

A seconda del servizio e del mezzo di comunicazione utilizzato, possiamo trattare:

• Dati identificativi e di contatto: nome e cognome, indirizzo email e numero di telefono.
• Informazioni sull’idoneità alla prenotazione: data di nascita o fascia di età.
• Dati della carta d’identità o del passaporto e dati della patente di guida.
• Copie o fotografie della carta d’identità/passaporto e della patente di guida, quando necessarie per verificare l’identità e il diritto alla guida.
• Dati del secondo conducente o di conducenti aggiuntivi.
• Dati relativi alla prenotazione e alla consegna: date, orari, veicolo, volo, traghetto, hotel, alloggio o punto d’incontro.
• Contenuto di commenti, richieste e comunicazioni tramite email, telefono, WhatsApp o modulo di contatto.
• Dati relativi alla transazione e al pagamento, quali importo, stato del pagamento, preautorizzazione del deposito cauzionale e dati di ricevute o fatture, senza che Skiathos Rental o GoCars memorizzino i dati completi della carta.
• Dati tecnici del sito web, quali indirizzo IP, informazioni sul dispositivo e sul browser, identificatori dei cookie, pagine visitate e dati di misurazione delle campagne quando vengono utilizzati Analytics o Ads.
• Dati relativi a incidenti, danni o guasti, quali descrizioni, comunicazioni, relazioni tecniche e fotografie del veicolo, esclusivamente quando si verifica un evento pertinente.

4. Fonte dei dati personali

I dati personali possono provenire:

• Direttamente da voi, tramite il sito web, GoCars, il modulo di contatto, email, telefono, WhatsApp o durante la consegna del veicolo.
• Dal conducente principale o dal locatario quando comunica i dati di un secondo conducente. Il locatario è tenuto a informare il secondo conducente della trasmissione dei suoi dati.
• Da un hotel o una struttura ricettiva partner che invia una prenotazione o una richiesta su vostra istruzione.
• Dai prestatori di servizi di pagamento, per la conferma della transazione.
• Automaticamente dal sito web e dai servizi di analisi o pubblicità, ove consentito e, quando richiesto, previo consenso.

5. Finalità e basi giuridiche del trattamento

Utilizziamo i dati personali esclusivamente per finalità specifiche e legittime:

• Per verificare la disponibilità, fornire un prezzo, creare e gestire una prenotazione, consegnare e ritirare un veicolo e fornire assistenza durante il noleggio: esecuzione di un contratto o misure precontrattuali.
• Per verificare identità, età, validità e idoneità della patente di guida e dei conducenti autorizzati: esecuzione di un contratto e nostro legittimo interesse a offrire un noleggio sicuro e conforme alla legge.
• Per gestire pagamenti, rimborsi, deposito cauzionale e preautorizzazioni: esecuzione di un contratto e nostro legittimo interesse alla gestione sicura delle transazioni.
• Per emettere ricevute e fatture e adempiere agli obblighi contabili, fiscali, myDATA e del Registro Digitale Clienti dell’AADE: adempimento di un obbligo legale.
• Per prevenire frodi e gestire danni, incidenti, violazioni, richieste e controversie legali: legittimo interesse e, ove necessario, accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziaria.
• Per rispondere alle richieste e fornire assistenza ai clienti: misure precontrattuali, esecuzione di un contratto o nostro legittimo interesse a un servizio clienti efficace.
• Per Google Analytics, Google Ads, mappe Google Maps incorporate e altre tecnologie non essenziali di misurazione, contenuti o marketing: consenso, ove richiesto. Il consenso può essere revocato senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

6. Documenti di identità e patente di guida

Al momento della consegna del veicolo possiamo fotografare o acquisire una copia della patente di guida e della carta d’identità o del passaporto esclusivamente per verificare l’identità, il diritto alla guida e i dati contrattuali e per gestire un eventuale incidente o controllo ufficiale.

I documenti possono essere caricati su GoCars. Se vengono acquisiti temporaneamente tramite un dispositivo mobile autorizzato di un dipendente, vengono eliminati dal dispositivo e dalla cartella degli elementi eliminati di recente entro e non oltre due mesi dal completamento o dall’annullamento del noleggio. Le corrispondenti copie aziendali presenti in GoCars vengono eliminate entro lo stesso termine, salvo che sia in corso un incidente, una richiesta legittima di un’autorità o una pretesa legale.

Il Registro Digitale Clienti dell’AADE non viene utilizzato come giustificazione autonoma per conservare copie complete di carte d’identità, passaporti o patenti di guida.

7. Pagamenti e deposito cauzionale

I pagamenti online vengono elaborati tramite Viva.com/Viva Wallet. Skiathos Rental riceve la conferma del pagamento e le informazioni essenziali sulla transazione, ma non riceve né conserva il numero completo della carta, il codice di sicurezza o altri dati completi della carta.

La preautorizzazione del deposito cauzionale può essere effettuata tramite POS fisico alla consegna del veicolo. GoCars non conserva dati della carta. Ai pagamenti si applicano inoltre i termini e l’informativa sulla privacy del relativo prestatore di servizi di pagamento.

8. Controlli automatizzati della prenotazione

GoCars applica regole aziendali predefinite in base all’età o alla fascia di età, al veicolo selezionato e alle informazioni dichiarate. Tali regole possono incidere sulle categorie di veicoli visualizzate, sull’applicazione del supplemento per giovane conducente o sull’accettazione della prenotazione.

Se ritenete che un risultato sia errato o non tenga conto della vostra situazione, potete richiedere la rettifica dei dati e una revisione umana contattando info@skiathosrental.com o +30 24214 21935.

9. Destinatari e fornitori di servizi

Possono accedere ai dati personali, esclusivamente nella misura necessaria:

• Il team e i dipendenti autorizzati di Skiathos Rental.
• GoCars, in qualità di fornitore della piattaforma di prenotazione, check-in online e gestione dei contratti di noleggio.
• Viva.com/Viva Wallet e i relativi prestatori di servizi POS e di pagamento.
• Fornitori di hosting del sito web, email, assistenza tecnica e sicurezza dei sistemi.
• Google per Analytics, Ads e Google Maps, e Meta/WhatsApp quando scegliete di comunicare tramite WhatsApp.
• Hotel o strutture ricettive partner, esclusivamente per creare o coordinare una prenotazione e la consegna.
• Il nostro commercialista, i fornitori di fatturazione e l’AADE per obblighi fiscali e contabili.
• Compagnie assicurative, assistenza stradale, officine, consulenti legali, polizia, autorità giudiziarie o altre autorità competenti in presenza di un incidente, obbligo o richiesta legittima.

Non vendiamo né concediamo in locazione dati personali a terzi.

10. Trasferimenti al di fuori dello Spazio economico europeo

Alcuni fornitori tecnologici, in particolare Google e Meta/WhatsApp, possono trattare dati al di fuori dello Spazio economico europeo. Quando avviene tale trasferimento, esso si basa su una decisione di adeguatezza, sulle clausole contrattuali standard della Commissione europea o su un altro meccanismo di trasferimento legittimo, a seconda del fornitore e del servizio interessato.

11. Periodi di conservazione

Non conserviamo i dati personali più a lungo di quanto necessario per la relativa finalità:

• Dati della prenotazione e immagini dei documenti in GoCars: fino a due mesi dopo il completamento o l’annullamento del noleggio, salvo che sia necessaria una conservazione più lunga a causa di un incidente, una pretesa o una richiesta legittima.
• Fotografie temporanee dei documenti sui dispositivi mobili autorizzati dei dipendenti: fino a due mesi dopo il completamento o l’annullamento del noleggio.
• Dati fiscali e contabili, ricevute e fatture: per il periodo previsto dalla normativa fiscale e commerciale.
• Comunicazioni e richieste: per il tempo necessario a rispondere e, se collegate a una prenotazione o controversia, per la durata del relativo rapporto o della pretesa.
• Fotografie e dati relativi a danni, guasti o incidenti: fino alla conclusione dell’indagine, della riparazione, della procedura assicurativa o della pretesa legale e per il tempo necessario alla tutela dei diritti.
• Dati di Analytics e Ads: secondo le impostazioni di conservazione dei relativi servizi e le scelte di consenso del visitatore.

12. Cookie, Google Analytics, Google Ads e Google Maps

Il sito web utilizza tecnologie necessarie per funzioni essenziali, quali la selezione della lingua, la sicurezza della sessione e la selezione delle date. Può inoltre utilizzare Google Analytics per statistiche sul traffico, Google Ads per misurare l’efficacia delle pubblicità e delle conversioni e Google Maps per mostrare punti d’incontro o di consegna.

Le tecnologie non essenziali di analisi o marketing vengono attivate soltanto previo consenso, quando richiesto. Il visitatore deve poter rifiutare o revocare il consenso con la stessa facilità con cui lo concede. Quando vengono utilizzati cookie facoltativi, le relative informazioni e opzioni di consenso sono disponibili tramite il meccanismo attivo di gestione dei cookie del sito.

Secondo la documentazione tecnica di Google, Google Analytics 4 non registra né conserva indirizzi IP completi. Tuttavia, gli identificatori dei cookie e i dati di utilizzo restano dati personali quando possono essere associati a un dispositivo o a un utente.

Quando viene caricata una mappa Google Maps incorporata, Google può ricevere dati tecnici quali l’indirizzo IP e informazioni sul dispositivo o sul browser. Ove richiesto, la mappa viene caricata soltanto dopo il consenso o un’azione esplicita del visitatore.

13. Comunicazioni, WhatsApp e messaggi promozionali

Potete contattarci tramite email, telefono, WhatsApp o modulo di contatto. Se scegliete WhatsApp, Meta/WhatsApp tratta alcuni dati secondo i propri termini e le proprie politiche. Non inviate tramite WhatsApp o nei commenti della prenotazione dati personali o sensibili ulteriori rispetto a quelli strettamente necessari.

Skiathos Rental non invia newsletter e non utilizza i dati di contatto per attività promozionali dirette di massa senza la necessaria base giuridica.

14. Fotografie dei veicoli, GPS e telecamere

Non fotografiamo sistematicamente i veicoli per ogni noleggio. Le fotografie vengono scattate soltanto in caso di danno, guasto, incidente, violazione o controversia e vengono utilizzate per valutazione tecnica, riparazione, procedure assicurative e gestione delle richieste.

I veicoli di Skiathos Rental non sono dotati di localizzatori GPS e i nostri locali non utilizzano sistemi di videosorveglianza o telecamere di sicurezza.

15. Misure di sicurezza

Adottiamo misure organizzative e tecniche adeguate, tra cui la limitazione dell’accesso agli utenti autorizzati, l’uso di password, l’aggiornamento dei sistemi, l’accesso controllato a GoCars e l’utilizzo di fornitori di pagamento sicuri. Nessun sistema è completamente sicuro; in caso di violazione dei dati personali agiamo conformemente agli obblighi di notifica e informazione previsti dal GDPR.

16. I vostri diritti

Alle condizioni previste dal GDPR, avete il diritto di:

• Ricevere informazioni e accedere ai dati personali che vi riguardano.
• Rettificare dati inesatti o incompleti.
• Chiedere la cancellazione quando non esiste un motivo legittimo per conservarli.
• Limitare il trattamento.
• Opporvi al trattamento basato sul legittimo interesse.
• Ricevere in formato portabile i dati da voi forniti quando sono trattati con mezzi automatizzati sulla base di un contratto o del consenso.
• Revocare il consenso in qualsiasi momento senza effetto retroattivo.
• Richiedere l’intervento umano e contestare l’esito di una regola automatizzata, ove applicabile.

Per esercitare un diritto, contattate info@skiathosrental.com. Potremmo richiedere informazioni ragionevoli per verificare la vostra identità. Rispondiamo senza ingiustificato ritardo e, di norma, entro un mese, salvo eventuale proroga consentita dal GDPR. I diritti non sono assoluti e possono essere limitati quando sussiste un obbligo legale o quando ciò è necessario per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

17. Minori

I nostri servizi di noleggio veicoli non sono destinati a persone di età inferiore a 19 anni. Non raccogliamo consapevolmente dati personali di minori per finalità di noleggio veicoli.

18. Reclamo all’autorità di controllo

Se ritenete che il trattamento violi la normativa sulla protezione dei dati, potete contattarci innanzitutto affinché possiamo esaminare la questione. Avete inoltre il diritto di presentare reclamo all’Autorità ellenica per la protezione dei dati personali o all’autorità di controllo competente del luogo di residenza abituale, di lavoro o della presunta violazione. La pagina ufficiale per i reclami è: https://www.dpa.gr/el/polites/katagelia_stin_arxi

19. Modifiche alla presente Informativa

Possiamo aggiornare la presente Informativa quando cambiano i nostri servizi, fornitori, tecnologie o obblighi legali. La versione vigente viene pubblicata sul sito web con una data di ultimo aggiornamento chiaramente visibile. Le modifiche sostanziali saranno comunicate con modalità adeguate.